Dossier Algemene Verordening Gegevensbescherming van Stichting New Wave
- Register verwerking Persoonsgegevens en Privacyverklaring
Stichting New Wave hanteert een dubbele registratie van persoonsgegevens:
- In een spreadsheet op de locatie van het secretariaat
- In iMuis, een online boekhoudpakket met lees-en schrijfrechten voor het secretariaat, en met lees- en beperkte schrijfrechten voor diensten van het door New Wave aangetrokken administratiekantoor Janssen & Kooij te Zandvoort.
In beide registers worden de bij inschrijving opgegeven persoonsgegevens bewaard: naam, adres, woonplaats, telefoonnummers en emailadressen van zowel de debiteur als van de leerling voor wie de lessen bedoeld zijn.
Van de debiteur wordt ook de gewenste betalingswijze geregistreerd: betaling ineens binnen 30 dagen na ontvangst van de factuur of in maximaal 9 termijnen per automatische incasso in welk geval de debiteur toestemming geeft voor registratie van de bankgegevens.
Van de leerling wordt ook de geboortedatum opgevraagd. Deze informatie dient om de BTW leeftijd vast te kunnen stellen en om gewenste groepslessen naar leeftijd in te kunnen delen, zo ook om de lessen aan jonge kinderen op voorhand niet in de avonduren plaats te laten vinden.
Op het inschrijfformulier verklaart men zich middels het aanvinken van het daarvoor bestemde vakje akkoord met de Voorwaarden en het Privacy Protocol.
De website van Stichting New Wave is voorzien van een SSL-certificaat.
Voor een vlotte en adequate communicatie met leerlingen en debiteuren worden de telefoonnummers en emailadressen geregistreerd en ook aan de docenten doorgegeven zodat zij gedurende het cursusjaar voorkomende wijzigingen van lesdagen- en tijd in een zo kort mogelijke route aan de leerling kunnen doorgeven.
Algemene correspondentie over uitvoeringen, lesgeldtarieven en het nieuwe cursusjaar wordt zo veel als mogelijk per email gevoerd. Indien dit systeem stagneert wordt de informatie per post verstuurd.
Facturen worden in door het secretariaat in iMuis aangemaakt en via dat boekhoudprogramma aan de debiteuren verzonden. Incassering van betalingstermijnen verloopt eveneens via iMuis.
Back-up beleid. De beheerder van het secretariaat maakt maandelijks een back-up van de bij het secretariaat geregistreerde debiteuren- en leerlingenadministratie. De aan de stichting toevertrouwde informatie is tevens automatisch gecodeerd waarvoor een inlogcode is vereist.
Informatie aan derden. Slechts bij langdurige achterstallige betaling kan de incassering aan een incassobureau/deurwaarder worden uitbesteed, voorafgaand zijn er altijd meerdere betalingsherinneringen verstuurd: eerst per mail, vervolgens schriftelijk onder vermelding van een termijn, zegge de het laatste betalingsmoment waarna de schuld aan incassobureau/deurwaarder wordt overgedragen. Het aan het incassobureau of deurwaarder ter beschikking gestelde dossier bevat: originele aanmelding, de lesvoorwaarden waarmee de debiteur bij aanmelding akkoord is gegaan alsmede de correspondentie over de betreffende betalingsachterstand.
Alle door u aan ons verstrekte gegevens worden door vertrouwelijk behandeld en uitsluitend gebruikt voor de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen en dus niet voor marketing of hiermee vergelijkbare doeleinden.
Stichting New Wave bewaart de debiteurenadministratie voor ten hoogste 7 jaar. Uitzondering hierop betreft leerlingen die langer dan die periode ingeschreven wensen te staan.
Secretariaat
Het secretariaat wordt volledig beheerd door Paul van der Plas, coördinator van Muziekschool New Wave en bij bestuursbesluit aangesteld als Functionaris Gegevensbescherming